Neues Nachweisgesetz – Arbeitsverträge müssen angepasst werden

Das Nachweisgesetz (Gesetz über den Nachweis der für ein Arbeitsverhältnis geltenden wesentlichen Bedingungen – NachwG) wird zum 01.08.2022 aufgrund europarechtlicher Vorgaben geändert. Arbeitsverträge müssen angepasst werden, um die strengeren Regeln einzuhalten. Wichtig: Auch Mitarbeiter in bereits bestehenden Arbeitsverhältnissen können die neuen Nachweise verlangen. Verstöße gegen das Gesetz sind jetzt eine Ordnungswidrigkeit, ein Bußgeld bis zu 2.000,– EUR ist möglich.

Welche Nachweispflichten gelten nach dem neuen Nachweisgesetz?

Durch die Neuregelung sind die Nachweispflichten erweitert worden. Diese wichtigen Arbeitsvertragsregelungen müssen u.a. mitgeteilt werden:

• die Dauer der Probezeit (sofern vereinbart),
• die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts, einschließlich der Vergütung von Überstunden, der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts. Diese sind jeweils getrennt mit ihrer jeweiligen Fälligkeit sowie der Art der Auszahlung anzugeben (i.d.R. durch Überweisung auf ein Konto des Mitarbeiters),
• die Arbeitszeit, vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten,
• Hinweis auf die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen (sofern vereinbart),
• bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und die Voraussetzungen für Schichtänderungen,
• das bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses von beiden Seiten einzuhaltende Verfahren: dabei mindestens das Schriftformerfordernis (§ 623 BGB) und die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses (§ 622 BGB oder die tariflichen Fristen) sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage (§ 4 KSchG),
• umfangreiche Änderungen bei der Befristung nach dem Teilzeit- und Befristungsgesetz.

Die Ausnahme von der Nachweispflicht für vorübergehende Aushilfen mit einer Beschäftigungsdauer von höchstens einem Monat wurde gestrichen.

Fristen des Nachweisgesetzes

Bislang mussten die wesentlichen Arbeitsbedingungen innerhalb eines Monats nach Aufnahme der Tätigkeit nachgewiesen werden. Jetzt gilt:

Das Arbeitsverhältnis beginnt (frühestens) ab dem 01.08.2022:

• Spätestens am ersten Tag der Arbeitsleistung muss
  • über den Namen und die Anschrift der Vertragsparteien,
  • die vereinbarte Arbeitszeit,
  • die Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs informiert werden.
• Spätestens am siebten Tag nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses muss über die Angaben nach § 2 Satz 2 Nr. 2 bis 6, 9 und 10 NachwG und
• spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn desArbeitsverhältnisses muss über die übrigen Angaben des § 2 NachwG informiert werden.

Formvorschriften des Nachweisgesetzes

Die Informationen müssen dem Mitarbeiter in Schriftform mitgeteilt werden (§ 126 BGB). Das ist mehr, als die europäische Richtlinie verlangt. Ein Nachweis in elektronischer Form (§ 126a BGB) oder Textform (§ 126b BGB) ist ausgeschlossen, ein Ausdruck mit Originalunterschrift des Arbeitgebers also Pflicht.

Ordnungswidrigkeiten des Nachweisgesetzes

Das ist neu: Wenn der Arbeitgeber den Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen nicht, nicht richtig, nicht vollständig, nicht in der vorgeschriebenen Weise oder nicht rechtzeitig aushändigt, dann kann ein Bußgeld in einer Höhe von bis zu 2.000,– EUR verhängt werden.

Weiter Folgen gibt es nicht. Vor allem

• wird der Arbeitsvertrag nicht unwirksam
• gilt die Wirksamkeitsfiktion des Kündigungsschutzgesetzes (§ 7 KSchG): Keine rechtzeitige Klage = Kündigung wirksam

Probleme und Lösungsvorschläge

• Es bietet sich an, alle notwendigen Information bereits bei Vertragsschluss mitzuteilen. Eine Aufteilung der jeweiligen Informationen auf den Arbeitsvertrag oder eine Anlage kann sinnvoll sein.
• Immer empfehlenswert: Eine Ausschlussfrist im Arbeitsvertrag.
• Bei Kündigung muss über die „mindestens“ mitzuteilenden Regeln über auch über das „einzuhaltende Verfahren“ informiert werden. Was genau damit gemeint ist, wird in der Gesetzesbegründung nicht mitgeteilt. Möglicherweise ist damit gemeint, dass Kündigungsfristen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer unterschiedlich lang sein können und das eine verkürzte Kündigungsfrist gilt. Das zumindest wurde in der Begründung erwähnt, obwohl dies kein „Verfahren“ ist. Ausführliche Hinweise zum Ablauf des Kündigungsverfahrens werden wohl viele Arbeitgeber nicht geben (können).
• Risiko: Es ist noch nicht abzusehen, ob fehlerhafte oder unvollständige Nachweise zu einer Schadensersatzpflicht des Arbeitgebers oder bei bei Versäumung der Klagefrist durch den Mitarbeiter sogar zu einer nachträglichen Klagezulassung führt. Sorgfalt beim Nachweis ist also Pflicht!

Arbeitnehmerüberlassung – branchenspezifische Regelung

Das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz wird geringfügig geändert:

• § 11 Abs. 2 S. 4 lautet jetzt: „Der Verleiher hat den Leiharbeitnehmer vor jeder Überlassung darüber zu informieren, dass er als Leiharbeitnehmer tätig wird und ihm die Firma und Anschrift des Entleihers, dem er überlassen wird, in Textform mitzuteilen.“
• § 13a wird durch einen Abs. 2 ergänzt: „Der Entleiher hat einen Leiharbeitnehmer, der ihm seit mindestens sechs Monaten überlassen ist und der ihm in Textform den Wunsch nach dem Abschluss eines Arbeitsvertrags angezeigt hat, innerhalb eines Monats nach Zugang der Anzeige eine begründete Antwort in Textform mitzuteilen. S. 1 gilt nicht, sofern der Leiharbeitnehmer dem Entleiher diesen Wunsch in den letzten zwölf Monaten bereits einmal angezeigt hat. Für die Bestimmung der Dauer der Überlassung nach S. 1 gilt § 1 Abs. 1b S. 2 entsprechend.“
• Der Bußgeldrahmen wird erhöht.

Checkliste

• Neues Nachweisgesetz ab dem 01.08.2022